Apreciado cliente, habitual pensar que, transcurridos cuatro años desde la presentación de un impuesto, toda la documentación de ese ejercicio puede destruirse. No siempre es así: el plazo general de prescripción no debe confundirse con el tiempo durante el cual ciertos datos, créditos o deducciones nacidos en ese ejercicio siguen produciendo efectos y, por tanto, pueden ser objeto de comprobación.
Prescribir no es lo mismo que dejar de ser comprobable
Una cosa es que haya prescrito el derecho de la Administración a liquidar un ejercicio y otra distinta que los datos nacidos en él hayan dejado de tener consecuencias fiscales. El artículo 66 bis LGT establece que la prescripción no afecta, con ciertos límites, al derecho de la Administración a realizar comprobaciones e investigaciones cuando esos datos se proyectan sobre ejercicios posteriores no prescritos.
Comprobar el origen de una cantidad que sigue produciendo efectos no equivale a volver a liquidar el ejercicio en que nació: son actuaciones distintas, con límites también distintos.
El plazo de diez años se computa desde el día siguiente a la finalización del plazo reglamentario para presentar la declaración del ejercicio en que nació el derecho, no desde la fecha de la factura ni del cierre contable.
¿Qué partidas pueden exigir una conservación más larga?
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Bases imponibles negativas |
Pérdidas fiscales del Impuesto sobre Sociedades que se compensan con beneficios de ejercicios posteriores. |
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Saldos de IVA a compensar |
Cuotas que se trasladan de un periodo a otro y siguen produciendo efectos en autoliquidaciones posteriores. |
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Deducciones pendientes |
Deducciones generadas en un ejercicio y aplicadas, o pendientes de aplicar, en ejercicios siguientes. |
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Otras operaciones |
Bienes de inversión, amortizaciones, subvenciones o contratos de larga duración cuyos efectos se prolongan varios años. |
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UN MATIZ IMPORTANTE — LA CONTABILIDAD NO SIEMPRE ES SUFICIENTE El TEAC (Resolución 7028/2022) ha precisado que, durante el plazo de diez años, deben conservarse no solo las autoliquidaciones y los libros contables, sino también los soportes documentales de las operaciones (facturas, contratos, justificantes bancarios, etc.) que permitan justificar la procedencia de las bases imponibles negativas. Si estos justificantes no se aportan, puede considerarse que no se ha acreditado la procedencia de las bases declaradas. Una anotación contable impecable no sustituye a la prueba de la operación. |
¿Y una vez transcurridos los diez años?
Aunque la Administración ya no pueda iniciar la comprobación de esas partidas, si el contribuyente sigue aplicándolas en ejercicios no prescritos subsiste la obligación de aportar las autoliquidaciones y la contabilidad correspondientes. En el caso de las BIN, el TEAC destaca además la importancia de acreditar el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil. El décimo aniversario, por tanto, tampoco es una fecha universal para vaciar el archivo.
A ello se suman las obligaciones de conservación del Código de Comercio (prescripción mercantil de 6 años) y posibles razones contractuales, societarias o procesales. No existe una única cifra válida para toda la documentación.
Algunas recomendaciones
✓ Antes de destruir documentación antigua, compruebe si alguna base, cuota, deducción o crédito nacido en ese ejercicio sigue produciendo efectos.
✓ Conserve, junto a las declaraciones y libros contables, las facturas, contratos y justificantes que expliquen sus cifras.
✓ Clasifique su archivo: documentación sujeta a plazos ordinarios, documentación vinculada a créditos fiscales y documentación de operaciones de efectos prolongados.
✓ Asegúrese de que los documentos digitalizados puedan localizarse y relacionarse con la operación o asiento que justifican.
✓ La pregunta clave no es «¿han pasado cuatro años?», sino «¿este documento sigue acreditando algo que todavía puede tener consecuencias?».
Quedamos, como siempre, a su entera disposición para cuantas aclaraciones precisen.
