La Agencia Tributaria ha puesto en marcha un cambio que transformará la forma de emitir facturas en España: el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (RSIF), conocido popularmente como «VERI*FACTU». Será obligatorio facturar con software homologado, capaz de generar registros verificables y enviarlos a Hacienda en tiempo real.
Se trata de un nuevo estándar de facturación electrónica segura, que obliga a que todas las facturas se registren con una trazabilidad completa, imposible de manipular, y que, además, puedan ser remitidas en tiempo real a la AEAT.
Si bien al RSIF se le conoce popularmente como «VERI*FACTU», este nombre lo reserva el legislador para la modalidad, de momento optativa, que el obligado puede ejercer y que supone el envío previo o simultaneo a la emisión de la factura, del registro correspondiente a la AEAT.
El RSIF nace con un objetivo claro: cerrar la puerta al fraude fiscal y asegurar que la facturación de autónomos y empresas sea íntegra, transparente y verificable.
¿Quién está obligado?
Prácticamente todas las empresas y profesionales deberán adaptarse a este nuevo sistema, salvo:
Contribuyentes que ya utilizan el Suministro Inmediato de Información (SII).
Aquellos que tributen en territorios forales con su propia normativa.
Contribuyentes que no utilicen un Sistema Informático de Facturación (SIF)
Personas físicas que no realicen una actividad económica –empresarial o profesional– a efectos del IRPF como por ejemplo los arrendadores de bienes inmuebles.
Para el resto, el RSIF será obligatorio y de uso diario a partir de las fechas que se indican a continuación
En cuanto al calendario de implantación:
La norma establece plazos claros y escalonados:
29 de julio de 2025 → fecha límite para que los programas de facturación estén homologados y cumplan con los requisitos de la AEAT.
1 de enero de 2026 → obligatorio para sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
1 de julio de 2026 → obligatorio para autónomos y comunidades de bienes.
Esto significa que 2025 debe ser el año de la transición ordenada: revisar sistemas, formar equipos y empezar a emitir facturas adaptadas.
¿Qué cambia con el RSIF?
Los sistemas de facturación deberán cumplir con estándares técnicos que aseguren:
Integridad: las facturas no podrán alterarse una vez emitidas.
Autenticidad: estarán firmadas digitalmente.
Encadenamiento: cada factura estará vinculada con la anterior y la siguiente, creando una cadena cronológica inquebrantable.
Identificación inmediata: todas las facturas llevarán un código QR que permitirá su verificación instantánea en caso de estar el emisor en la modalidad «VERI*FACTU»
Comunicación a Hacienda: la información podrá enviarse en tiempo real, garantizando que los registros contables coincidan con lo declarado. Aunque de momento será opcional para los contribuyentes. En el caso de que envíen dichos registros la facturación devendrá verificable o «VERI*FACTU»; o en caso contrario, será no verificable.
Los contribuyentes y usuarios de sistemas de facturación pueden optar por cumplir las obligaciones que les impone el Reglamento mediante un sistema informático que cumpla con todos los requisitos o mediante la aplicación informática que a tal efecto desarrolle la Administración tributaria. A día de hoy no se ha publicado ninguna versión del aplicativo en modo beta, demo o simulación.
La modalidad «VERI*FACTU» permite la conexión directa con la sede electrónica de la Agencia Tributaria, enviando registros de facturación automáticamente en el momento de su emisión. Este método garantiza a la administración un acceso en tiempo real a la actividad económica de las empresas, y los sistemas etiquetados como «VERI*FACTU» se presumen conformes con los requisitos legales.
Uso de un sistema informático para múltiples contribuyentes
Cuando un mismo sistema de facturación es empleado por varios contribuyentes, este debe operar como si fuera un sistema separado para cada uno de ellos. Esto implica gestionar de forma independiente los ara múltiples contribuyentesregistros de cada contribuyente, crear cadenas de registros individuales, funcionar de manera autónoma como sistema «VERI*FACTU» para cada uno y mostrar, de forma clara, la identidad del contribuyente en cada operación en curso. Además, cuando el sistema soporta múltiples usuarios, debe mostrar su estado actual (alta, baja, etc.) mediante mensajes explicativos.
Remisión de los registros de facturación a la AEAT
Al enviar registros de facturación a la AEAT, que de momento será optativo para el contribuyente, los sistemas informáticos deben identificarse electrónicamente utilizando certificados válidos, cumpliendo con los requisitos mínimos de autenticación establecidos para el ámbito de las Administraciones Públicas. El envío puede ser realizado directamente por el contribuyente o por un representante autorizado.
Declaración responsable de los sistemas informáticos
Cada sistema de facturación debe incluir una declaración responsable, elaborada por el productor, que garantice el cumplimiento de la normativa vigente. Esta declaración debe contener información estructurada sobre el sistema, incluyendo su nombre, código identificador, versión específica, componentes y funciones, además de especificar si cumple con el reglamento y si es compatible con «VERI*FACTU». Asimismo, debe incluir los datos de contacto y la identificación de la entidad productora.
¿Los procesadores de texto u hojas de cálculo pueden ser SIF?
La Agencia Tributaria ha publicado recientemente en sus “preguntas frecuentes”, que emplear procesadores de texto y hojas de cálculo no son “Sistemas Informáticos de Facturación” siempre que no se procese la información ni por ejemplo se utilicen macros para gestionar la información:
El reglamento no afectará si se utilizan procesadores de texto o las hojas de cálculo exclusivamente para:
1.- Introducir los datos de las facturas.
2.- Expedir e imprimir las facturas.
3.- Conservar la información de facturación.
Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa/base de datos para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.
Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.
La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen.
Alternativa gratuita para pequeños empresarios y profesionales
Le recordamos que la AEAT ofrecerá gratuitamente una aplicación básica de facturación, que podrá utilizar siempre y cuando sus funcionalidades y condiciones de uso se ajusten a sus necesidades que en cualquier caso si será verificable.
Quedamos como siempre a su entera disposición para cuantas aclaraciones precisen.
